Od prvog partyja do rasprodanog koncerta - kako rastu domaći eventi?

Ovako razgovor o izazovima event industrije započinje Admir Sinani, dugogodišnji Group Sales & Account Management Expert u Entriu, koji je s organizatorima prošao sve: od prvog eventa do mega produkcija.

“Što prvo kažem organizatorima? Nemojte raditi open air događanja ako želite sačuvati živce”, smije se Admir i nastavlja: "šalu na stranu – naš posao kreće puno prije prodaje ulaznica. S organizatorima radimo strategiju, savjetujemo oko cijena, kanala promocije, pomažemo s dizajnom vizuala i, što je najvažnije – učimo iz prijašnjih evenata i to znanje prenosimo dalje."

Foto: PROMO

Ulaznice su tek dio priče

Dok za većinu posjetitelja kupnja ulaznica čini prvi kontakt s događajem, za organizatore ulaznice su samo dio priče. Prava stvar događa se iza kulisa, tu kreće prava operacija. A kada se organizira događanje za tisuće ljudi, postoji samo jedna stvar koja organizatoru daje mir: znati da iza te kulise ima tim koji razmišlja par koraka unaprijed.

U industriji u kojoj vremenska prognoza može otkazati mjesecima planiran event, gdje su pritisci sponzora, izvođača i publike svakodnevica — domaći organizatori više ne traže samo ticketing platformu. Traže partnera koji zna što znači imati "event na duši". I već godinama ga pronalaze u Entriu, poznatoj platformi za prodaju ulaznica, ali i jedinoj domaćoj event intelligence agenciji.

„Naš Account Manager je uz organizatora od prvog dana: savjetuje o cijenama, strategiji i marketingu, pomaže u odluci kad krenuti u prodaju, kada mijenjati cijene ili zašto vizual s previše informacija ne funkcionira. Analiziramo prijašnje događaje i to znanje prenosimo dalje“, objašnjava Admir Sinani.

Foto: Mario Poje

Uz konzultantsku ulogu organizatorima je jednako bitna operativna podrška na terenu, kako za one koji prvi put rade event, tako i za one koji rade mega evente poput npr. festivala Ultra.

“Kada festival poput Ultre pogodi oluja koja u trenu sruši konstrukcije, razdere šatore i uništi branding, organizator zna da u tom trenutku nije sam – uz njega je Entrio tim, dostupan na telefonu i fizički prisutan na lokaciji. Za vrijeme događaja organizator ima podršku u realnom vremenu, a na dan događanja organizator zna da nas ima i na telefonu i na terenu”. Upravo ta kombinacija strateške pripreme i stvarne pomoći u kriznim trenucima čini razliku između običnog ticketing servisa i pravog partnera u event industriji.

Kako mali eventi rastu, raste i potreba za partnerom

Kroz godine su s Entriom rasli mnogi poznati organizatori.
“BSH & Lollipop npr. su počeli s rooftop partyjima. Danas rade Solomuna, Black Coffeeja, pa i Sean Paula. S takvim skaliranjem dolaze potrebe za naprednijom kontrolom ulaza, različitim zonama, izvještajima u realnom vremenu. Naš IT odjel svakodnevno radi na razvoju tehnologije, obavještavamo organizatore kroz Beamer alat o novim funkcionalnostima, tražimo povratne informacije jer smo živi organizam koji se mijenja skupa s organizatorom.”

Ili primjer konobe Kamen kraj Zadra koja je počela organizirati male koncerte, a sad je izašla iz svojih okvira i počela organizirati evente u zadarskom Višnjiku za desetak tisuća posjetitelja. “Rast izgleda sjajno izvana, ali nosi i ozbiljan financijski rizik. Otkazivanja, povrati novca, krizne situacije. Tu nije važna samo platforma, već tim koji prati organizatora u njegovom rastu, ali u njegovom padu iz kojeg se treba ponekad izdići,” - iskreno će Sinani.

Foto: Armin Durgut

A što organizatori zapravo žele kad biraju ticketing sustav?

Povećanje prodaje ulaznica – direktno i osmijehom kaže Sinani. “Apsolutno im pomažemo u formiranju cijena, kategorizaciji ulaznica, primjerice, sugeriramo organizatoru, stavi numeraciju i plan dvorane koji je strukturiran, čist i jednostavan za kupca ulaznica nasuprot slobodnom sjedenju. Razmišljaj kako ćeš kontrolirati posjetitelje, koja ti je struktura kontrole ulaza i skeniranja, postavljanja ulaza, jel ́imaš VIP ulaz, jel ́ trebaš narukvice. Na kraju dana, najviše cijene brzinu i dostupnost jer smo u svijetu gdje program ide uživo i situacije se rješavaju u trenutku, a kad te imaju na telefonu, smirenost i iskustvo su od neprocjenjivog značaja.”

U istraživanju koje je za prošlu godinu preveo Entrio među gotovo 20 domaćih organizatora – od onih koji rade koncerte u dvoranama do korporativnih evenata – svi se slažu u jednom: ticketing servis je više od alata. To je partner u poslu. U ovoj industriji gdje je gdje je svaka promjena satnice potencijalni problem, gdje se budžeti unaprijed ulažu u izvođače, produkciju i promociju, a povrat dolazi tek kasnije kroz prodaju ulaznica, povjerenje je valuta broj jedan. Organizatorima je ključno da znaju da će sustav funkcionirati, da je transparentan i stabilan, te da imaju podršku 0-24.

A kad platforma poznaje scenu – sve ide lakše! Za mnoge, ključ nije samo u funkcionalnosti, već u osjećaju sigurnosti. Tim s kojim surađuju poznaje domaću scenu, zna žanrove, lokacije i navike publike. “Primjerice,” objašnjava Sinani, “kad netko želi organizirati party elektroničke muzike, ne preporučujemo samo platformu, nego i lokaciju: “Ako ideš u taj smjer – Peti kupe ili Boogaloo imaju svoj community. To je već pola posla.”

Foto: PROMO

Ciljane promocije i vlastiti medijski prostor

Organizatori često traže više od “shareanja eventa”. Zato Entrio nije samo platforma, nego dio ekipe.

“Imamo vlastiti marketing tim, tisuće korisnika koji kupuju ulaznice upravo kod nas, mogućnost ciljanog oglašavanja prema publici koja voli određeni žanr,” kaže Sinani. Kombinacija newslettera (s iznimnim postotkom otvaranja), društvenih mreža, zabavnog podcasta i pozicija na Entrio.hr i kampanja s billboardima i digitalnim ekranima čini Entrio platformom koja ne samo da prodaje – nego i promovira.

U istraživanju s organizatorima često se pojavljivao komentar: “Ne biram po postotku provizije. Bitnija mi je sigurnost, podrška i brzina reakcije.” Sinani to potvrđuje:

Kod organizatora koji radi desetke manjih ili srednjih događanja godišnje, naš posao je konstantna podrška – savjetovanje oko cijena, promo kodova, analitika iz prethodnih događaja, komunikacija u realnom vremenu i rješavanje operativnih izazova koji su svakodnevni. Sve to ulazi u proviziju, nema dodatnih troškova za osnovne stvari koje su im presudne da rastu.

S druge strane, kod mega koncerata poput Thompsonovog na Hipodromu, pokrivamo ozbiljan operativni angažman – od integracije s vanjskim sustavima, napredne podrške do on-site logistike: profesionalni skeneri, osoblje za kontrolu ulaza, koordinacija s produkcijom, izvještaji u realnom vremenu. U oba slučaja organizator dobiva više od platforme – ljude s imenom i prezimenom u event industriji, ciljano zapošljavamo ljude koji su aktualni ili bivši promotori, rentalci, agencijaši - jer ljudi čine razliku. Platforma daje ogromne baze podataka, analitiku i brojke, ali ih je bitno interpretirati i donositi brze odluke.